Wie steuert man erfolgreiche Kommunikation in virtuellen Teams?

Leitfaden für die Führung eines virtuellen Teams –

so können Sie mit Erfolg virtuelle Teams führen

Ein bekannte Situation in jedem Unternehmen. Man will seiner Arbeit nachgehen, aber die Technik lässt es nicht zu. Je mehr digitale Medien im Arbeitsalltag genutzt werden, desto höher ist die Möglichkeit für technische Stolperfallen. Das kann bei der Arbeit in virtuellen Teams fatal sein, vor allem für den, der sie führen muss. „Digital leadership“ wird in diesem Zusammenhang zu einem der wichtigsten Themen. Wie virtuelle Teams leistungsfördernd geführt werden können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Verfügbarkeit und Beherrschung digitaler Medien ist die Basis für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Teamregeln schaffen die Grundlage für gemeinsames Arbeiten mit Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten. Durch die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel und Kommunikationsformen können Missverständnisse unter den Mitarbeitern vermieden werden.

An diesen Punkten setzt unser Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ an und zeigt, wie Führungskräfte und Mitarbeiter diese Herausforderung mit Erfolg meistern können.

Den Kurs stellen wir als Web Based Training (WBT) zur Verfügung. Er richtet sich an Führungskräfte virtueller sowie agiler Teams, Nachwuchsführungskräfte, Mitarbeiter im Management und Projektleiter. Der Kurs umfasst vier Schulungsvideos. Zusätzlich haben die Teilnehmer Zugriff auf Transferaufgaben, Vertiefungen, Übungsaufgaben, eine Übersicht der Kernbotschaften und einem abschließendem Lerntest. Die Gesamtlerndauer beträgt ca. 45 Minuten.

Die Ziele des Kompetenztrainings sind:

• Digitale Medien nutzen und verstehen
• Die Zusammenarbeit sinnvoll regeln
• Missverständnisse vermeiden
• Virtuelle Meetings effizient leiten

Optimieren Sie die Führung virtueller Teams

Digitale Werkzeuge sinnvoll nutzen

E-Mails, Teamkalenderfunktionen, Telefon- und Videokonferenzen gehören heute fest zu den gewohnten Arbeitsmitteln virtueller Teams. Tools zur Unterstützung von virtuellen Meetings wie Application Sharing, Instant Messaging, ein gemeinsames Bookmark-Archiv, Wikis und Blogs bloß teilweise.

Teamleiter eines virtuellen Teams müssen sicherstellen, dass jedes Teammitglied die verschiedenen digitalen Kommunikationsmedien kompetent bedienen kann. Das ist die absolute Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Technik muss aber nicht bloß funktionieren, die Medien müssen ebenso richtig eingesetzt werden. Kritisches Feedback per E-Mail geht nicht. Ein Jahresgespräch per Telefon geht ebensowenig. Viele gute Anhaltspunkte für die Wahl des richtigen Mediums gibt der sogenannte Media-Richness-Index.

Das richtige Medium auswählen

Der Media-Richness-Index unterscheidet zwischen dem Informationsreichtum und der Komplexität der Aufgabe. Die Regel lautet: Effektive virtuelle Kommunikation ist dann möglich, wenn die Wahl des Mediums der Komplexität der Aufgabe entspricht. Das heißt, für ein kurzes Update ist zum Beispiel die E-Mail das Medium der Wahl. Das spart Zeit und beansprucht den Empfänger nicht unnötig. Für ein Delegationsgespräch ist die Videokonferenz ein geeigneteres Mittel. Eine E-Mail würde in diesem Fall die Qualität der Kommunikation vermindern und würde dem Empfänger zu viel Spielraum für  Interpretation lassen. Das würde erneut Nachfragen und Mehrarbeit nach sich ziehen.

Im Alltag aber führen die persönlichen Gewohnheiten und Vorlieben zum falschen Medium. Sinnvoll ist es, wenn Teamleiter mit ihrem Team Standards festlegen, für welche Anlässe welches Medium genutzt werden soll.

Gestalten Sie virtuelle Teamarbeit effizient

Der Teamleiter will mit einem Mitarbeiter an einem anderen Standort in Kontakt treten, aber dieser ist nicht da. Um solche Reibungsverluste zu verhindern, hilft es, Regeln für die Zusammenarbeit aufzustellen. So kann man für virtuelle Teams Kommunikation effizient gestalten. Das ist genauso für Teams notwendig, die sich täglich sehen, aber umso wichtiger für virtuelle Teams.

Teamregeln ermöglichen und erleichtern die Zusammenarbeit im virtuellen Team. Darin geregelt sollten Erreichbarkeit und Reaktionszeiten sein. Es gilt, Zeitzonen zu beachten, wobei beispielsweise ein Teamkalender helfen kann.

In dem Online-Training werden mögliche Regeln und Vorgehensweisen detailliert erläutert. Diese Regeln können noch erweitert werden, wenn es sinnvoll ist. Sie sollten aber klar und übersichtlich bleiben.

Zu den Aufgaben eines Teamleiters gehört es, diese Regeln wiederholt in Erinnerung zu rufen und darauf zu achten, dass sie eingehalten werden. Am besten geht das, wenn sie mit gutem Beispiel vorangehen.

Den Austausch regeln

Missverständnisse können in virtuellen Teams schnell entstehen. Um sie zu vermeiden, gibt es vier wirkungsvolle Maßnahmen:

1. Zeitnahe Rückkopplung. Das bedeutet, aufkommende Irritationen oder Unklarheiten werden sofort zu thematisieren.
2. Kontextinformationen. Wenn die Mitglieder eines Teams beschreiben, was bei Ihnen gerade los ist, können die Kollegen eine Situation besser einordnen.
3. Reichhaltige Kommunikation. Es hilft, neben den Sachinformationen ebenfalls Emotionen zu transportieren. Das hilft, Informationen richtig zu interpretieren.
4. Verschriftlichen und Visualisieren. Es ist sinnvoll, nach einem Gespräch die Ergebnisse in einer E-Mail zusammenzufassen und sie an alle Teilnehmer zu schicken. Das sorgt dafür, dass alle eine gemeinsame Informationsbasis haben. Das mag nach Bürokratie klingen, aber es hilft vor allem, dass Teammitglieder sofort reagieren können, wenn sie Dinge anders verstanden haben.

Neben der asynchronen (zeitversetzten) Kommunikation in virtuellen Teams sind Meetings ein wichtiges Kommunikationsmedium.

Virtuelle Meetings leiten

Virtuelle Meetings unterscheiden sich vom Ablauf her wenig von physischen Meetings. Man diskutiert, informiert, berät über das weitere Vorgehen. Mit einer offensichtlichen Ausnahme: Die Teammitglieder sitzen nicht um einen Konferenztisch, sondern telefonieren oder sprechen per Videokonferenz.

Was muss man zu einem virtuell geführten Meeting wissen? Es sollte gründlich und gut vorbereitet werden, um unnötigen Organisationsaufwand und Missverständnisse zu verhindern.

Jedem Tagesordnungspunkt sollte ein definiertes Zeitfenster zugeordnet sein, so dass jedes Teammitglied die nötige Zeit hat, um eventuelle Vorarbeit leisten zu können. Aus diesem Grund sollte die Agenda für das Meeting rechtzeitig verschickt werden.

Zusätzlich sollte ein Teammitglied bestimmt werden, das die Dokumentation übernimmt. Virtuelle Meetings sollten äußerst gewissenhaft protokolliert werden, damit jeder im Team auf dieselben Informationen zurückgreifen kann. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn gerade kein Teamkollege direkt für Nachfragen greifbar ist.

Für jede Meetingform sollte generell festgelegt sein, welches Medium genutzt wird. Videokonferenzen helfen, wenn es wichtig ist, dass sich alle Teammitglieder einbringen. Zusätzlich werden damit nicht bloß Informationen, sondern ebenso Emotionen beim Team leichter ankommen. Auf diese Weise erleben sich die Teammitglieder tatsächlich als Team.

Es gibt noch weitere Aspekte, die es bei virtuellen Meetings zu beachten gilt und die im Online-Training erläutert und vertieft werden.

Gründlich vorbereiten, umsichtig steuern und Raum für soziale Vernetzung lassen – das sind die drei Schlüssel zu erfolgreichen virtuellen Meetings. Damit gelingt es, Teammeetings zugleich effektiv und lebendig zu gestalten.

Weitere Informationen

Das Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ ist Teil der Kategorie „Führung“, in der es übrigens noch eine weiteres Online-Training zu virtuellen Teams gibt: „Virtuelle Teams – Motivation und Vertrauen schaffen“

Die Online-Training sind videobasiert, multimedial und interaktiv. Die Lerndauer beträgt ca. 45 Minuten. Die Online-Training kann per SCORM ins unternehmenseigene Lernmanagementsystem (LMS) integriert werden oder Sie nutzen sie in der PINK Lernwelt. Für alle Nutzungsarten bieten wir faire Lizenzmodelle.

Kostenloses E-Booklet

Das kostenlose E-Booklet zum Download:

Testzugang 

Gerne bieten wir Personalverantwortlichen einen kostenlosen Testzugang, um das Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ zu prüfen und zu bewerten. Bei Interesse schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an kontakt@pinkuniversity.de oder rufen Sie uns an unter Tel: +49 89 5 47 27 84 10.