Kennen Sie das? Man will arbeiten, aber die Technik lässt es nicht zu? Je mehr digitale Medien im Arbeitsalltag genutzt werden, desto höher ist leider die Möglichkeit für technische Stolperfallen. Und das kann beim Arbeiten in virtuellen Teams fatal sein. Vor allem für den, der virtuelle Teams führen muss.
Die Verfügbarkeit und Beherrschung digitaler Medien ist die Basis für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Teamregeln schaffen die Grundlage für gemeinsames Arbeiten an unterschiedlichen Standorten. Und durch die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel und Kommunikationsformen können Missverständnisse vermieden werden.
An diesen Punkten setzt unser brandneues Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ an und zeigt Teamleitern wie sie eine erfolgreiche Kommunikation innerhalb ihrer virtuellen Teams erreichen können.
Den Kurs stellen wir als Web-based Training (WBT) zur Verfügung. Er richtet sich an Führungskräfte virtueller Teams, Nachwuchsführungskräfte, Projektleiter, Teamleiter agiler Teams. Der Kurs umfasst 4 Schulungsvideos. Zusätzlich haben die Teilnehmer Zugriff auf Transferaufgaben, Vertiefungen, Übungsaufgaben, eine Übersicht der Kernbotschaften und einem abschließendem Lerntest. Die Gesamtlerndauer beträgt ungefähr 45 Minuten.
Die Lernziele sind:
- Digitale Medien nutzen und verstehen
- Die Zusammenarbeit sinnvoll regeln
- Missverständnisse vermeiden
- Virtuelle Meetings effizient leiten
Digitale Medien sinnvoll nutzen
E-Mail, Teamkalenderfunktionen, Telefon- und Videokonferenzen gehören heute zu den gewohnten Arbeitsmitteln von virtuellen Teams. Tools zur Unterstützung von virtuellen Meetings wie Application Sharing, Instant Messaging, ein gemeinsames Bookmark-Archiv, Wikis und Blogs, möglicherweise nur teilweise.
Teamleiter eines virtuellen Teams müssen sicherstellen, dass jedes Teammitglied die verschiedenen digitalen Kommunikationsmedien sicher bedienen kann. Das ist die absolute Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit.
Die Technik muss aber nicht nur funktionieren, die Medien müssen auch richtig eingesetzt werden. Kritisches Feedback per E-Mail geht nicht. Jahresgespräch per Telefon geht auch nicht. Einige gute Anhaltspunkte für die Wahl des richtigen Mediums gibt der sogenannte Media-Richness-Index.
Der Media-Richness-Index unterscheidet zwischen dem Informationsreichtum und der Komplexität der Aufgabe. Die Regel lautet: Effektive Kommunikation ist dann möglich, wenn die Wahl des Mediums der Komplexität der Aufgabe entspricht. Das heißt, für ein kurzes Update ist zum Beispiel die E-Mail das Medium der Wahl – das spart Zeit und beansprucht den Empfänger nicht unnötig. Für ein Delegationsgespräch hingegen ist die Videokonferenz ein geeigneteres Mittel – eine E-Mail würde in diesem Fall die Qualität der Kommunikation vermindern und würde dem Empfänger zu viel Interpretationsspielraum lassen. Und das würde wiederum Nachfragen und Mehrarbeit nach sich ziehen.
Im Alltag aber führen die persönlichen Gewohnheiten und Vorlieben leider trotzdem zum falschen Medium. Sinnvoll ist, wenn Teamleiter mit ihrem Team Standards festlegen, für welche Anlässe welches Medium genutzt werden soll.
Die Zusammenarbeit regeln
Der Teamleiter will einen Mitarbeiter an einem anderen Standort erreichen, aber er ist nicht da. Um solche Reibungsverluste zu verhindern, hilft nur eins: Regeln für die gemeinsame Zusammenarbeit aufstellen. Das ist genauso für Teams notwendig, die sich täglich sehen, aber umso wichtiger für virtuelle Teams.
Teamregeln ermöglichen und erleichtern die Zusammenarbeit im virtuellen Team. Darin geregelt sollten Erreichbarkeit und Reaktionszeiten sein. Es gilt, Zeitzonen zu beachten, worin beispielsweise auch ein Teamkalender helfen kann.
In dem Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ werden mögliche Regeln und Vorgehensweisen genau erläutert. Natürlich können diese Regeln noch erweitert werden, wenn es sinnvoll ist. Die Regeln sollten aber klar und übersichtlich bleiben.
Zu den Aufgaben eines Teamleiters gehört, diese Regeln immer wieder in Erinnerung zu rufen und natürlich darauf zu achten, dass sie auch eingehalten werden. Am besten geht das, wenn sie mit gutem Beispiel vorangehen.
Wie lassen sich Missverständnisse vermeiden
Missverständnisse können in virtuellen Teams schnell entstehen. Um sie zu vermeiden, gibt es einige wirkungsvolle Maßnahmen:
- Zeitnahe Rückkopplung. Das bedeutet, aufkommende Irritationen oder Unklarheiten werden sofort thematisiert.
- Kontextinformationen. Wenn die Teammitglieder beschreiben, was bei Ihnen gerade los ist, können die Kollegen eine Situation besser einordnen.
- Reichhaltige Kommunikation. Es hilft, neben den Sachinformationen auch Emotionen zu transportieren. Auch das hilft, Informationen richtig zu interpretieren.
- Verschriftlichen und Visualisieren. Nach einem Gespräch die Ergebnisse in einer E-Mail zusammenzufassen und sie an alle Teilnehmer zu schicken, sorgt aber dafür, dass alle eine gemeinsame Informationsbasis haben. Das mag nach Bürokratie klingen, aber es hilft vor allem, dass Teammitglieder sofort reagieren können, wenn sie Dinge anders verstanden haben.
Neben der asynchronen (also zeitversetzten) Kommunikation sind in virtuellen Teams natürlich auch Meetings ein wichtiges Kommunikationsmedium.
Virtuelle Teams führen: Meetings leiten
Virtuelle Meetings unterscheiden sich vom Ablauf her kaum von physischen Meetings. Man diskutiert, informiert, berät über das weitere Vorgehen. Mit einer Ausnahme natürlich: Die Teammitglieder sitzen nicht um einen Konferenztisch, sondern telefonieren oder sprechen per Videokonferenz.
Was gibt es bei einem virtuell geführten Meeting also zu beachten? Es sollte besonders gut vorbereitet werden, um unnötigen Organisationsaufwand und Missverständnisse zu verhindern.
Jedem Tagesordnungspunkt sollte ein definiertes Zeitfenster zugeordnet sein, so dass jedes Teammitglied die nötige Zeit hat, um eventuelle Vorarbeit leisten zu können. Deshalb sollte die Agenda für das Meeting auch rechtzeitig verschickt werden.
Zusätzlich sollte ein Teammitglied bestimmt werden, das die Dokumentation übernimmt. Virtuelle Meetings sollten besonders gewissenhaft protokolliert werden, damit jeder im Team auch auf dieselben Informationen zurückgreifen kann. Das ist dann besonders hilfreich, wenn gerade kein Teamkollege direkt für Nachfragen greifbar ist.
Für jede Meetingform sollte generell festgelegt sein, welches Medium genutzt wird. Videokonferenzen helfen, wenn es wichtig ist, dass sich alle Teammitglieder einbringen. Zusätzlich werden damit nicht nur Informationen, sondern auch Emotionen beim Team leichter ankommen. Auf diese Weise erleben sich die Teammitglieder auch als Team.
Es gibt noch weitere Aspekte, die es bei virtuellen Meetings zu beachten gilt und die im Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ erläutert und vertieft werden.
Gründlich vorbereiten, umsichtig steuern und Raum für soziale Vernetzung lassen – das sind die drei Schlüssel zu gelungenen virtuellen Meetings. Damit gelingt es, Teammeetings zugleich effektiv und lebendig zu gestalten.
Weitere Informationen zum Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“
Das Online-Training ist videobasiert, multimedial und interaktiv. Die Lerndauer beträgt ca. 45 Minuten. Das Online-Training kann per SCORM ins unternehmenseigene Lernmanagementsystem (LMS) integriert werden oder Sie nutzen ihn in der PINK Lernwelt. Für alle Nutzungsarten bieten wir faire Lizenzmodelle.
Das Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ ist Teil der Kategorie „Führung“, in der es übrigens noch eine weiteres Online-Training zu virtuellen Teams gibt: „Virtuelle Teams – Motivation und Vertrauen schaffen“
Testzugang zum Kurs „Virtuelle Teams – Kommunikation“
Gerne bieten wir Personalverantwortlichen einen kostenlosen Testzugang, um das Online-Training „Virtuelle Teams – Kommunikation“ zu prüfen und zu bewerten.
Bei Interesse schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an kontakt@pinkuniversity.de oder rufen Sie uns an unter Tel: +49 89 5 47 27 84 10.